• Matheus Pena

Como identificar problemas dentro da sua organização?

Atualizado: Abr 29


Se você trabalha em algo grande, precisa estar ciente de que problemas vão aparecer, seja você um micro empresário ou um gerente de projetos de uma multinacional, os problemas são intrínsecos ao trabalho. Por isso, é essencial estar alerta para identificar desvios dentro da sua organização e saber quando esses pequenos empecilhos são, na verdade, problemas importantes que precisam ser priorizados.


Claro, tudo isso faz sentido, mas como diferenciar uma situação irregular de um problema sério? Ou ainda, como identificar a causa raiz dos vários problemas?


Através de dados e informações confiáveis, obviamente. E para tornar essa análise mais simples e eficaz existem ferramentas específicas que auxiliam nessa tomada de decisão. Nesse post vamos mostrar 4 métodos da área de qualidade para auxiliar na detecção de problemas nos processos diários. São eles:


  • Diagrama de Ishikawa

  • Método dos 5 porquês

  • Folha de verificação (Checklist)

  • FMEA - Análise de Modos de Falha e seus Efeitos



Diagrama de Ishikawa (Diagrama da espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito)



https://gestao-obra.engwhere.com.br/


Desenvolvido em 1943 por Kaoru Ishikawa na Universidade de Tóquio, a ferramenta foi criada para explicar para engenheiros da Kawasaki Steel Works como vários fatores podem ser ordenados e relacionados para estudar as dimensões de um problema.


Através do Diagrama de Ishikawa também é possível identificar todos os desvios que estão causando um determinado problema. Dessa forma, listá-los e priorizar os mais críticos torna-se bem mais simples. Outra forma de utilizar essa ferramenta é dividindo as subcategorias em tópicos específicos como na imagem acima, facilitando diagnosticar qual setor está mais deficitário para solucionar as situações.


Na prática, todos os fatores relacionados ao problema principal devem ser listados, mas para que o diagrama seja realmente eficiente é necessário que todas as áreas subcategorizadas sejam representadas. A melhor forma de fazer isso é organizar uma reunião com os diretores ou gerentes de cada uma para garantir tal representatividade.



Método dos 5 Porquês


https://ferramentasdaqualidade.org/


O método foi criado na década de 1930 por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota. A ferramenta ficou famosa pela sua simplicidade e eficiência, uma vez que para utilizá-la basta levantar hipóteses e testar sua veracidade.


Sua implementação facilita que diretores e gerentes foquem suas energias em resolver o problema que realmente importa e não gastar energias em desdobramentos que não dão resultados reais. De forma simples: ao investigar os sintomas, o método dos 5 porquês identifica a real doença afetando seu negócio.


Para usá-lo, é necessário muito senso crítico para levantar as hipóteses e capacidade de execução para validá-las. Vale ainda ressaltar que o método exige uma revisita constante até que se encontre a raiz do problema. No momento em que não for mais possível responder a fatídica pergunta, por que, o método terá chegado à causa raiz de todos os desvios das respostas anteriores.



Folha de Verificação (Checklist)




As folhas de verificação ou checklists tem diferentes formatos, mas independente do modelo, o seu diferencial é a facilidade de aplicação e coleta de dados para verificação. Essas tabelas contêm informações de etapas, produtos e serviços para garantir que todos estão em conformidade com o padrão de qualidade estabelecido pela organização.


Alguns pontos básicos para sua aplicação são:


  • Definir o que vai ser avaliado

  • Determinar a frequência de avaliação e preenchimento da checklist.

  • Escolher quem deve preencher os dados da folha de verificação.

  • Defina os itens a serem avaliados.

  • Teste a Checklist.


Assim, será possível verificar rapidamente os itens irregulares e então estruturar planos de ação para solucioná-los.



FMEA - Análise de Modos de Falha e seus Efeitos




https://blog.softexpert.com/


A metodologia FMEA foi utilizada nas forças armadas estadunidenses em meados de 1949. Sua capacidade de identificar possíveis falhas antes mesmo do seu acontecimento fez com que na década seguinte fosse adotado pela NASA durante a missão Apollo que levou o homem à Lua, mas apenas nos anos 70 a indústria abraçou sua utilização, mais especificamente quando a Ford utilizou a ferramenta para antecipar possíveis problemas em sua linha de produção.


Um dos grandes benefícios na implementação do método é a capacidade de prever problemas e assim diminuir a frequência deles ou até eliminá-los antes que ocorram. Tornando o processo produtivo mais assertivo e também economizando tempo, recursos e dinheiro da companhia.


Colocar o método em prática exige que o problema seja avaliado em três quesitos da seguinte forma:


  • Gravidade do problema (G): De 1 a 10, o quão impactante esse problema será se ocorrer? Onde 1 é pouco impactante e 10 muito impactante.

  • Chance de ocorrência (O): De 1 a 10, com qual frequência esse problema ocorre? Sendo 1 quase nunca e 10 equivalente a sempre.

  • Chance de ser detectado (D): De 10 a 1, qual a probabilidade do problema ser detectado/reportado? Considere 10 como uma chance pequena e 1 como uma chance grande e quase certa.


Após terminada a avaliação será quantificada uma pontuação de risco, através da fórmula:


PR (Pontuação de Risco) = G x O x D


Os problemas com maior pontuação são aqueles que devem atrair a atenção dos tomadores de decisão para o desenvolvimento de planos de contingência , dessa forma quando acontecer a equipe já estará blindada e saberá de antemão o que deve ser feito.


Claro que apesar das ferramentas ajudarem não é tão simples identificar um problema dentro da sua empresa, muitas vezes é possível sentir que algo está errado, ver isso refletido nos resultados da companhia e ainda assim não conseguir apontar com certeza o que está causando tais problemas. Justamente para evitar essa insegurança e ajudar na tomada de decisões a Jr. Eng oferece a mais de 28 anos soluções para o seu negócio como o Mapeamento e Otimização de Processos que consiste na análise das atividades executadas no negócio, a fim de identificar gargalos (tarefas desnecessárias, erros e desperdícios) e resolvê-los, evitando perda de tempo e buscando aumentar a produtividade.


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