Tudo que fazemos em nossas vidas são processos. Desde escovar os
dentes ao acordar até desenvolver um software da mais alta complexidade,
lidamos constantemente com processos. Segundo William Edwards Deming,
um dos principais nomes quando tratamos de otimização de processos
produtivos, processo nada mais é que uma série de ações, ou passos, que são
realizados para se alcançar determinado objetivo.
Considerando isso, nossas empresas são repletas de processos.
Portanto, estratégias de otimização de processos são fundamentais para
desenvolver seu negócio. A otimização contínua de seus processos, irá
influenciar positivamente cada vez mais em seus resultados, reduzindo custos
e melhorando a qualidade.
Mas o que é uma otimização de processos?
A otimização de processos consiste em desenvolver melhorias nos
processos produtivos, objetivando eliminar desperdícios e erros, além de
aumentar a eficiência das atividades e atingir melhores resultados. Baseado
em uma análise crítica dos processos produtivos, observamos gargalos e
pontos de melhorias que prejudicam o crescimento da empresa, logo a
otimização destes processos trazem altos impactos para seu negócio.
Como realizar uma otimização de processos?
1. Mapear e compreender seus processos:
A primeira etapa para começarmos a otimizar nossos processos é
entender todas as atividades realizadas em um processo e como elas afetam
os resultados esperados. Devemos avaliar quais processos gastam mais que o
esperado, causam mais problemas, afetam a qualidade e outras
consequências. Para entendermos melhor nossos processos, devemos responder às
seguintes perguntas:
● Qual o objetivo deste processo?
● Quais atividades compõem este processo?
● Este processo está alcançando os resultados esperados?
● Quem são as pessoas envolvidas?
● Há melhor maneira para executá-lo?
2. Identificar e eliminar erros:
Com os processos mapeados, podemos identificar os erros e os
possíveis pontos de melhorias que afetam os resultados. Além de identificar as
falhas devemos identificar as causas raiz, para eliminarmos onde começam. A
identificação de tudo isso irá permitir a aplicação de melhorias e eliminação dos
erros. Nessa etapa, também, devemos analisar a existência de atividades não
essenciais, de modo a eliminar processos inúteis e, consequentemente,
melhorar fluxo produtivo.
3. Otimizar
Conhecendo todos nossos processos e com os pontos de falhas e
melhorias identificados, partimos para a otimização de fato. Baseados nos
resultados encontrados nas etapas anteriores surgem diversas ideias e
soluções para melhorarmos os processos. Essa é a hora de implementar essas
soluções e realizar as mudanças necessárias. Devemos também aprimorar os
pontos fortes já existentes, buscando aumentar ainda mais o potencial dos
processos.
4. Acompanhar e validar
Com os novos processos implementados devemos monitorar todos os
resultados gerados. A validação e a otimização das implementações deve ser
um processo contínuo de melhoria, sendo assim, estas etapas devem ser
cíclicas. Portanto é fundamental o acompanhamento das implementações e a
identificação de novas oportunidades de melhorias.
A otimização de processos é um processo cíclico e devemos
implementá-lo na cultura da empresa, para que assim, traga cada vez mais
melhorias e resultados satisfatórios. A otimização é indicada para os negócios que possuem dificuldades na realização e no controle de seus processos, ou para aqueles que buscam atingir todo seu potencial produtivo e reduzir seus desperdícios. Se você se
encaixa em alguma dessas situações, converse com nossos consultores e entenda melhor como podemos transformar os resultados da sua empresa!