Nós já fizemos uma postagem aqui no nosso blog sobre identificação de problemas e como é importante ter noção das causas que podem estar travando o seu negócio.
Essa análise crÃtica é um processo que deve ser contÃnuo e que durante a sua realização pode proporcionar a percepção da existência de não só uma, mas muitas vezes várias lacunas na sua empresa. Isso pode vir acompanhado de um certo desconforto e ansiedade, já que temos uma tendência de tentar resolver tudo de uma vez.
Mas então como não sair atirando para todos os lados querendo resolver mil coisas ao mesmo tempo?
Priorização é a chave!
Conseguir identificar os problemas que impedem o desenvolvimento do seu negócio é sim muito importante. Mas entender quais dentre todos esses problemas são aqueles que devem receber uma atenção maior é ainda mais relevante para conseguir trabalhar de maneira efetiva!
Para isso, algumas ferramentas que podem te auxiliar nessa jornada são:
Diagrama de Pareto
Matriz GUT
Matriz de Eisenhower ou matriz de urgência x importância
Matriz de Custo-benefÃcio
Diagrama de Pareto
O diagrama de Pareto é uma das diversas ferramentas de análise e gestão da qualidade que está relacionado à ideia de que grande parte dos problemas estão atrelados a poucas causas.
Ele está ligado ao PrincÃpio de Pareto, ou regra dos 80/20, que afirma que geralmente 80% dos problemas vêm de apenas de 20% das causas. Em outras palavras, focando nessas 20% de potenciais causas, 80% dos problemas podem ser resolvidos.
Dessa forma, tendo consciência dessas causas e do impacto que elas trazem, a tomada de decisão, o planejamento e a priorização podem ser feitos mais assertivamente.
Matriz GUT (Matriz de Priorização)
A ferramenta é baseada na sigla GUT, que é utilizada como referência para os termos Gravidade, Urgência e Tendência.
Gravidade: Representa o impacto que um determinado problema ou ação pode ter
Urgência: Descreve o tempo hábil ou prazo necessário para efetivação da ação ou resolução do problema
Tendência: Define a possibilidade do problema se agravar caso não seja resolvido
E como isso funciona na prática?
Primeiramente, você deve escolher um determinado problema. Em seguida, para este problema, cada um desses indicadores deve receber uma pontuação que varia entre 1 a 5, sendo 1 menos grave/urgente/tendencioso e vice-versa. Após isso, some os valores. Repita estes passos para todos os problemas identificados. Por fim, aqueles que apresentarem uma maior pontuação são os problemas que podem ser mais crÃticos e devem ser priorizados.
Matriz de Esforço e Impacto
É uma ferramenta gráfica que permite com que a disposição das ações para resolução dos problemas seja baseada em 2 principais fatores: O esforço necessário para sua realização e o impacto causado por isso.
Por exemplo, as ações que apresentam maior impacto e requerem menor esforço são aquelas que devem ter maior prioridade frente às demais. Além disso, aquelas com alto impacto e alto esforço também devem receber bastante atenção já que provavelmente são mais complexas e requerem mais tempo para serem resolvidas.
Outra observação importante é sobre as ações que necessitam de alto esforço, mas cujo impacto é baixo. Estas podem ser descartadas e não devem entrar na lista de prioridades.
Matriz de Custo-benefÃcio
Muito semelhante à Matriz de Esforço e Impacto, a matriz de custo-benefÃcio também é uma ferramenta gráfica organizada em quadrantes. No entanto, neste caso, ao invés de organizar os esforços e impactos, a matriz funciona com os eixos de custo e benefÃcio.
De maneira bem pragmática, esta ferramenta possibilita a avaliação do valor que será gerado a partir da resolução do problema e se os recursos desprendidos para isso valem a pena, sendo possÃvel analisar quais investimentos de tempo e capital valem mais a pena e devem ser colocados na frente na lista de prioridades.
Mas esse trabalho não precisa ser feito sozinho
Nós da Jr. Eng sabemos que muitas vezes não é tão fácil assim conseguir colocar tudo isso em prática ou, simplesmente, ter tempo para fazê-lo. Por isso, nossos consultores especializados estão à disposição para te ajudar! Caso você queira desenvolver seu negócio envie uma mensagem em (12) 3123-2249 ou entre em contato via e-mail contato@jreng.net.