A 5W2H é uma ferramenta de gestão que, quando bem aplicada, pode auxiliar a eliminar dúvidas e impasses, melhorando de forma significante o andamento do projeto. Começando com uma meta, para mapear as ações e determinar o que será feito para alcançá-la, por qual razão, por quem, como, quando e onde será feito, além de estimar quanto isso custará.
Seu nome foi estabelecido juntando as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas:
· What : O que será feito (etapas)
Defina de forma mais clara possível o problema ou meta almejada.
· Why: Por que será feito (justificativa)
Quando os reais motivos são esclarecidos, os colaboradores tendem a se engajar mais e trabalhar para que o problema seja resolvido ou a meta alcançada.
· Where: Onde será feito (local)
Definir o local exato onde a ação será executada (mais comum em empresas grandes).
· Who: Por quem será feito (responsabilidade)
Definir quem irá ajudar alcançar o objetivo, designando as atividades à pessoas qualificadas a executa-las. Além disso, explicar quem e como será beneficiado por ela. Mantendo a equipe engajada.
· When: Quando será feito (tempo)
Estabelecer os prazos e repassar para a equipe, para não haver cobranças antes da hora ou trabalhar sob pressão.
· How: Como será feito (método)
Detalhar o caminho que será seguido de forma mais específica possível para evitar retrabalho ou falhar durante os processos. Guiando a equipe de forma correta.
· How much: Quanto custará fazer (custo)
Calcular quanto seu plano de ação irá custar para entrar em jogo, muito importante analisar se os recursos que você tem serão capazes de suprir a demanda do plano. Se não forem, será necessário ajustes em etapas anteriores.
Esse método se transforma num grande aliado das empresas que desejam crescer e se manter ativas por um longo período, uma vez que, o instrumento permite projetar o andamento, além de ser bastante dinâmica, permitindo ajustes e modificações necessárias.
Assim, a ferramenta 5W2H, é uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas essenciais e mapeia seu objetivo, projetando o andamento, evitando possíveis empecilhos que possam aparecer e dando o lugar da dúvida à produtividade. Além de que os envolvidos em um projeto específico estarão completamente envolvidos. Uma ferramenta que pode economizar muito tempo e recursos para o empreendedor.
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