Não importa se você acabou de criar seu próprio negócio ou já está no meio empresarial há bastante tempo, os problemas sempre irão surgir de maneira inesperada e nos piores momentos, não é mesmo? É por isso que ter um controle de sua organização é de extrema importância para que pequenos empecilhos não virem uma bola de neve. Neste artigo veremos apenas uma das diferentes ferramentas de identificação de problemas que você poderá aplicar e obter um diagnóstico de sua empresa, mas se quiser conhecer outras três formas, confira nosso outro artigo aqui.
Folha de verificação (Checklist)
Folha de verificação nada mais é do que uma listagem (checklist) com diversos parâmetros que te proporcionará uma visão mais generalizada das dificuldades de sua empresa. O objetivo é ser uma forma mais simplificada de padronizar e contribuir para a coleta de dados, além de fornecer um maior controle sobre projetos e processos internos. É uma ferramenta usada em empreendimentos geralmente no início de um planejamento de resolução de problemas ou em procedimentos como:
Localização de defeitos
Contagem de quantidades
Classificação de medidas
Melhorias
Projetos em andamento
Controle de estoques.
Como usá-la?
Embora não haja um modelo universal de checklist existem algumas boas ações que podem ser seguidas a fim de facilitar a aplicação da mesma, acompanhe:
1. Defina um objetivo
Quais dados você está em busca?
Como esses dados serão analisados?
Como eles serão registrados?
Quem será o responsável ou responsáveis pela coleta?
Como será feita a análise e apresentação do material coletado?
2. Monte as listas com os parâmetros, deixando campos livres para os registros.
3. Planeje o intervalo de aplicação, manter uma regularidade permite a você comparar os dados e assim quantificar sua evolução.
4. Defina o modelo que será utilizado (composto de números, marcadores, entre outros).
5. Conscientize sua equipe que em um período próximo será aplicada esse projeto de verificação.
6. Defina quais ferramentas podem te auxiliar para tornar esse processo mais eficiente, softwares como Excel e Google planilhas são bem práticos, mas não se esqueça que ter uma apresentação dos dados de forma clara e eficiente é importante para a compreensão dos mesmos, priorize gráficos em Power BI para obter uma visão generalizada de seu negócio.
7. Aplique-a.
A partir dessas dicas, você já conseguirá criar uma tabela de fácil preenchimento, que será denominada folha de verificação, e assim anotar as conclusões obtidas.
Exemplo
Digamos que você tenha um empreendimento que se relacione diretamente com o consumidor final, e que por alguma razão as vendas, nesses últimos tempos, tenham sofrido uma queda. Você então decide começar a aplicar a ferramenta do checklist em diferentes processos de sua empresa para tentar achar uma causa, até que você se depara com isso:
Com esses dados na mão já é possível perceber uma das possíveis causas dessa baixa nas vendas e assim começar o quanto antes a medir esforços para resolver esse problema. Após esses insights considere utilizar instrumentos de priorização de problemas para ter certeza de como aplicar seu foco de forma mais assertiva.
Limitações
Dentre as dificuldades encontradas na aplicação dessa ferramenta está o tempo de execução e os possíveis ruídos que podem ser causados devido à coleta inadequada de dados, sendo necessária uma supervisão mais rígida. Posto isto, apesar da checklist ser um instrumento de busca de qualidade em processos e identificadora de adversidades, ela, unicamente, não será a solução de todas suas dificuldades, sendo importante a diversificação de estratégias para reconhecimento e priorização de problemas .
Ficou curioso para conhecer mais dessas ferramentas que podem auxiliar o seu negócio e deixá-lo ainda mais eficiente? Então não deixe de conferir outros artigos aqui ou entre em contato conosco através de nosso site ou WhatsApp (12) 3123-2249 para que possamos auxiliá-los nesta jornada.